HACCP-Manager

Benutzerhandbuch

1.1 Neues Konto erstellen

Öffnen Sie die Anwendung in Ihrem Browser. Auf der Startseite sehen Sie die Anmeldemaske. Wenn Sie noch kein Konto haben, klicken Sie auf „Registrieren".

Ansicht: Registrierungsseite

1. Geben Sie Ihren Firmennamen ein (z. B. „Restaurant Sonnenschein").
2. Tragen Sie Ihren vollständigen Namen ein.
3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
4. Wählen Sie ein sicheres Passwort (mindestens 6 Zeichen).
5. Bestätigen Sie das Passwort und klicken Sie auf „Registrieren".

1.2 Setup-Assistent

Der Einrichtungsassistent führt Sie in 5 einfachen Schritten durch die Konfiguration Ihres Betriebs:

Benutzerhandbuch

Das Dashboard ist Ihre zentrale Übersicht. Hier sehen Sie auf einen Blick den aktuellen HACCP-Status Ihres Betriebs — offene Messungen, Aufgaben, Abweichungen und MHD-Warnungen.

Ansicht: Dashboard mit Tagesübersicht

Was zeigt das Dashboard?

Benutzerhandbuch

Die Temperaturkontrolle ist die Kernfunktion des HACCP-Managers. Hier erfassen und dokumentieren Sie alle Kühltemperaturen — schnell, sicher und HACCP-konform.

3.1 Tagesübersicht

Die Übersichtsseite zeigt alle Geräte mit ihrem aktuellen Messstatus. Sie sehen sofort, welche Geräte noch geprüft werden müssen.

Ansicht: Temperaturübersicht — Heutige Kontrolle

3.2 Temperatur erfassen

Klicken Sie auf das Thermometer-Symbol neben einem Gerät oder auf „Neue Messung", um eine Temperatur einzutragen.

Ansicht: Temperaturmessung erfassen

1. Gerät auswählen — Das Gerät wird automatisch vorausgewählt, wenn Sie vom Dashboard kommen.
2. Temperatur eingeben — z. B. „4.5". Das System zeigt den Sollbereich an (z. B. 0–7°C).
3. Automatische Prüfung: Liegt der Wert innerhalb der Grenzen? Grüner Hinweis = OK.
4. Bei Abweichung (roter Hinweis): Grund auswählen → Korrekturmaßnahme eingeben → optional Foto hochladen.
5. Klicken Sie auf „Speichern".

Benutzerhandbuch

Der HACCP-Manager enthält vorgefertigte Checklisten, die automatisch als tägliche, wöchentliche oder monatliche Aufgaben generiert werden. Sie können auch eigene Vorlagen erstellen.

Ansicht: Aufgabenübersicht mit Vorlagen und Tagesaufgaben

4.1 Vorgefertigte Vorlagen

4.2 Aufgabe bearbeiten

1. Öffnen Sie die Aufgabe (z. B. „Küchen-Startcheck").
2. Gehen Sie die Prüfpunkte durch und setzen Sie die Häkchen.
3. Bei einer Abweichung: Kommentar und Korrekturmaßnahme eintragen.
4. Wenn alle Punkte abgehakt sind, wird die Aufgabe als „Erledigt" markiert.
5. Ein Manager oder Admin kann die Aufgabe anschließend prüfen und verifizieren.

4.3 Eigene Vorlagen erstellen

Administratoren und Manager können unter „Vorlagen verwalten" eigene Checklisten erstellen:

• Name und Bereich festlegen (z. B. „Theken-Check" → Bereich „Bar")
• Frequenz wählen: Täglich, Wöchentlich (bestimmte Tage), Monatlich
• Zeitfenster: Morgens, Mittags, Abends, Jederzeit
• Fotoregel: Kein Foto / Foto bei Abweichung / Foto immer
• HACCP-kritisch markieren für besonders wichtige Kontrollpunkte
• Individuelle Prüfpunkte hinzufügen

Benutzerhandbuch

Jede Lieferung wird beim Wareneingang strukturiert geprüft und dokumentiert — Temperatur, Verpackung, Sauberkeit, MHD und mehr.

Ansicht: Wareneingangsübersicht mit Lieferungen

5.1 Neue Lieferung dokumentieren

1. Klicken Sie auf „+ Neue Lieferung".
2. Geben Sie Produktname und Lieferant ein.
3. Erfassen Sie die Liefertemperatur — das System prüft automatisch den Sollbereich.
4. Bewerten Sie Verpackung (OK / Beschädigt) und Sauberkeit (OK / Verschmutzt).
5. Tragen Sie Menge, Chargennummer und MHD ein.
6. Der Status wird automatisch berechnet: ✅ OK, ⚠️ Abweichung oder ❌ Abgelehnt.
7. Bei Abweichung: Korrekturmaßnahme dokumentieren.
8. Klicken Sie auf „Speichern".

5.2 Bearbeitung & Stornierung

Einträge können nachträglich bearbeitet oder storniert werden (mit Begründung). Die komplette Bearbeitungshistorie wird gespeichert und ist im Audit-Log nachvollziehbar.

5.3 MHD-Überwachung

Das Dashboard warnt automatisch, wenn Produkte in den nächsten 3 Tagen ablaufen:

Benutzerhandbuch

Alle Temperaturabweichungen werden zentral erfasst und können hier verwaltet werden. So behalten Sie den Überblick über offene und korrigierte Abweichungen.

Ansicht: Abweichungsübersicht

Jede Abweichung zeigt: Gerät, gemessene Temperatur, Sollbereich, Grund der Abweichung, Korrekturmaßnahme und Zeitstempel.

Benutzerhandbuch

Für behördliche Kontrollen und Ihre eigene Dokumentation können Sie professionelle PDF-Temperaturberichte erstellen — mit einem Klick.

Ansicht: Berichtsseite mit Zeitraumauswahl

So erstellen Sie einen Bericht

1. Gehen Sie zu „Berichte".
2. Wählen Sie den Zeitraum — nutzen Sie die Schnellwahl (Heute, 7 Tage, Monat) oder wählen Sie einen individuellen Zeitraum.
3. Klicken Sie auf „PDF herunterladen".
4. Der Bericht wird als PDF-Datei generiert und heruntergeladen.

Was enthält der Bericht?

• Unternehmensname und Berichtszeitraum
• Zusammenfassung: Anzahl Messungen, davon Abweichungen
• Vollständige Tabelle aller Temperaturmessungen
• Separate Abweichungstabelle mit Korrekturmaßnahmen
• Zeitstempel und verantwortliche Mitarbeiter

Benutzerhandbuch

Unter „Einstellungen" verwalten Sie Ihr Unternehmensprofil, Geräte und Benutzerkonten.

Ansicht: Einstellungen-Übersicht

8.1 Unternehmensdaten

Unter „Einstellungen → Unternehmen" können Sie Ihren Firmennamen und die Adresse ändern.

8.2 Geräte verwalten

Unter „Einstellungen → Geräte" können Sie:

• Neue Kühlgeräte hinzufügen
• Temperaturgrenzen und Messfrequenzen anpassen
• Geräte deaktivieren (erscheinen nicht mehr in der Kontrolle)

8.3 Benutzer verwalten

Unter „Einstellungen → Benutzer" können Administratoren:

• Neue Benutzerkonten anlegen
• Rollen zuweisen (Admin, Manager, Mitarbeiter)
• Passwörter zurücksetzen
• Benutzer löschen

Benutzerhandbuch

Das Audit-Log protokolliert lückenlos alle Änderungen im System. Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite.

Ansicht: Audit-Log mit Änderungsprotokoll

Was wird protokolliert?

Jeder Eintrag zeigt: Wer hat die Änderung durchgeführt, was wurde geändert (alter Wert → neuer Wert) und wann (Datum und Uhrzeit).

Benutzerhandbuch

Der HACCP-Manager bietet drei Benutzerrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen:

Berechtigungsübersicht

Benutzerhandbuch

☀️ Morgens

1. Dashboard öffnen und Übersicht prüfen.
2. Temperaturen aller Kühlgeräte messen und eintragen.
3. Küchen-Startcheck durchführen (Checkliste abhaken).

🌤️ Mittags

1. Zwischenkontrolle durchführen.
2. Wareneingänge prüfen und dokumentieren.
3. MHD-Warnungen auf dem Dashboard prüfen.

🌙 Abends

1. Küchen-Closing durchführen.
2. Letzte Temperaturmessungen eintragen.
3. Dashboard prüfen: Sind alle Aufgaben erledigt?

📅 Wöchentlich

1. Kühlschrank Grundreinigung durchführen und dokumentieren.
2. Wochenbericht als PDF herunterladen und archivieren.

🏛️ Bei Behördenkontrolle

Benutzerhandbuch

Brauche ich spezielle Hardware?

Nein. Der AscensIQ HACCP-Manager läuft im Browser auf jedem Smartphone, Tablet oder PC. Es ist keine Installation nötig.

Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten?

Ja. Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Konto und kann gleichzeitig Daten eingeben — auf unterschiedlichen Geräten.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Die Anwendung benötigt eine Internetverbindung. Bei kurzzeitigen Ausfällen können Daten nachträglich eingetragen werden.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Alle Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und stehen Ihnen dauerhaft zur Verfügung.

Kann ich eigene Aufgabenvorlagen erstellen?

Ja. Administratoren und Manager können unter „Aufgaben" → „Vorlagen verwalten" eigene Checklisten mit individuellen Prüfpunkten anlegen.

Wer kann das Audit-Log einsehen?

Nur Benutzer mit der Rolle „Admin" haben Zugang zum Protokoll (Audit-Log).

Kann ich Wareneingänge nachträglich korrigieren?

Ja. Wareneingänge können innerhalb der Bearbeitungsfrist bearbeitet oder storniert werden. Alle Änderungen werden im Audit-Log protokolliert.

Ist die Anwendung DSGVO-konform?

Ja. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Jedes Unternehmen sieht nur seine eigenen Daten (Mandantentrennung). Datenschutzerklärung und Impressum sind integriert.

Welche gesetzlichen Anforderungen werden unterstützt?

EU-Verordnung (EG) Nr. 852/2004, LMHV, HACCP-Grundsätze (Codex Alimentarius) und DIN 10508 (Temperaturanforderungen).

AscensIQ HACCP-Manager

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